Nuove modalità di firma dei documenti in Segreteria

Le attività che gli utenti richiedono nei nostri uffici di Segreteria, rendono spesso necessario l'utilizzo di moduli cartacei. Oggi è possibile utilizzare documenti informatici al posto della gran parte dei moduli cartacei. Infatti la legge italiana consente di utilizzare documenti informatici per rappresentare "atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti" e ne riconosce la validità "a tutti gli effetti di legge" (Decr. Legisl. n. 82/2005 e successive modifiche).

Abbiamo scelto di introdurre l'utilizzo della firma grafometrica tramite tavoletta grafica, ovvero di una modalità di firma che possiede requisiti giuridici e informatici che ne consentono una qualificazione per legge come “Firma Elettronica Avanzata” (FEA). La normativa che regola questa materia è contenuta sia nel Decreto Legislativo n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale) sia nel DPCM del 22 febbraio 2013 pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 21 maggio 2013.

I documenti che l'utente sottoscrive con la firma grafometrica sono documenti informatici che:

  • sul piano tecnico soddisfano i requisiti di sicurezza definiti dalla normativa vigente;
  • sul piano giuridico hanno lo stesso valore dei documenti cartacei sottoscritti con firma autografa.

La firma grafometrica viene apposta con una apposita penna su una tavoletta grafica ad alta sensibilità in grado di rilevare, con estrema sicurezza, i dati della sua firma e associarli al documento informatico riprodotto sullo schermo della tavoletta unitamente all’immagine della firma stessa.

I dati della sua firma vengono racchiusi e sigillati elettronicamente all’interno del documento con programmi informatici tali da garantire la sicurezza e la privacy del Titolare. In particolare, i predetti programmi ci permettono di conoscere esclusivamente l’immagine della sua firma senza che nessuno possa fruire e disporre liberamente dei dati di firma.

I codici e le procedure di sicurezza per l’accesso ai dati completi della sottoscrizione sono conservate da uno o più soggetti terzi appositamente incaricati che forniscono i dati di firma esclusivamente nei casi previsti dalla legge, su richiesta delle Autorità competenti e/o su richiesta del titolare dei dati stessi.

Il trattamento dei dati sensibili acquisiti, in relazione a specifiche operazioni, prodotti e servizi dallo stesso richiesti, avviene nel rispetto degli obblighi di riservatezza e nell’osservanza in materia di Protezione dei Dati Personali (Reg.Eu 679/16).

I documenti informatici firmati sono conservati per il tempo stabilito dalla legge e possono essere recuperati, consultati, stampati, anche su richiesta gratuitamente. E’ importante sapere che comunque, se lo desidera, l'utente può chiedere una copia cartacea del documento che ha firmato grafometricamente.